Firma elettronica, un fenomeno in piena crescita per le aziende: cos’è e vantaggi

La firma elettronica o firma digitale è una tendenza degli ultimi anni: la tecnologia ha cambiato le nostre vite e ci ha portato alla scoperta di nuovi modi per far crescere le nostre aziende, ma non solo. Una firma elettronica semplice può fare la differenza sotto tanti aspetti, in particolare se necessitiamo di apporre nome e cognome su un documento che è diventato urgente, non abbiamo il tempo di stamparlo o non possiamo recarci in azienda.

I vantaggi per le aziende derivati dalla firma elettronica sono indubbi. Pensiamo alle improvvise necessità: nel mondo si parla sempre più di globalizzazione, e una firma su un documento può fare la differenza se abbiamo bisogno di comunicare con i clienti. Apporre una firma su un documento mediante la versione elettronica sembra un atto rivoluzionario, ma è sempre di più una consuetudine, visto l’enorme guadagno di tempo e la sicurezza offerti.

Cosa sapere sulla firma elettronica o digitale: tutti i vantaggi per le aziende

Viviamo nell’epoca del digitale, dell’avanzare della tecnologia e, a volte, non è semplice stare dietro a tutte le novità del mondo del lavoro. Dopo la Pandemia di Covid-19, molte delle nostre esigenze lavorative sono nettamente cambiate. C’è sempre di più l’esigenza di rispondere in modo immediato, di inviare documenti, di comunicare con i clienti, i fornitori, i dipendenti e i capi d’azienda.

Come snellire i tempi? Semplicemente rimanendo al passo coi tempi e modernizzandosi, puntando a tutti i vantaggi che possono derivare dalla firma digitale. Ne abbiamo individuati alcuni, dall’immediatezza fino alla versatilità, senza dimenticare nell’equazione il risparmio di tempo, che è ormai alla base del mondo del lavoro digitale.

È semplice e immediata

Gli strumenti tecnologici al giorno d’oggi ci permettono di apporre una firma in modo immediato e piuttosto semplice. Invece di dover stampare il documento, firmare e rimandarlo indietro (e anche scannerizzare), possiamo semplicemente sfruttare la firma elettronica, che ben si adatta a tutte le tipologie di business aziendale.

È versatile

Sin da subito, la firma elettronica è apparsa come uno strumento versatile e all’avanguardia. Pensiamo a tutti i momenti in cui abbiamo bisogno di firmare in azienda (o dal nostro home office per lo Smart Working) per comunicare coi clienti o i fornitori. Qualsiasi azienda può servirsene, di piccole o grandi dimensioni, e può essere sfruttata su tanti documenti, senza alcun veto.

È veloce e permette di risparmiare tempo

Tra le caratteristiche da non sottovalutare, non possiamo non menzionare la velocità e il risparmio che conseguono dal firmare in modo digitale. Le procedure aziendali talvolta possono essere messe a dura prova dal vecchio “ordinamento”: c’è da dire che molti documenti sono firmati da persone distanti, che non sempre sono nello stesso luogo al momento della firma.

Ottimizzare il processo aziendale è dunque il perno fondamentale per cui è stata introdotta la firma elettronica semplice. E il risparmio di tempo è un’altra questione molto importante, così come il controllo delle spese aziendali. In effetti, acquistare carta e toner per la stampante per i documenti va inserito tra i vantaggi collaterali della firma digitale.

Quante tipologie di firma elettronica esistono?

Al momento, la firma digitale è enormemente diffusa, e nello specifico ne esistono di varie tipologie, dalla semplice alla avanzata. La più diffusa è la firma elettronica semplice, che è stata definita dal Regolamento Europeo Eidas 910/2014. Con la tecnologia e la digitalizzazione delle aziende, siamo entrati in contatto con termini molto specifici, come l’identità digitale. Nell’articolo 3 del Regolamento si fa riferimento alla firma elettronica semplice come un “Insieme di dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica”, come riportato anche dall’Agenzia per l’Italia Digitale.