Cos’è e come funziona un software per la gestione documentale

La scelta del miglior software per la gestione documentale può essere portata avanti in base ad una serie di parametri differenti, tutti da tenere in massima considerazione. Non è facile tovare la soluzione perfetta per ogni evenienza, ma con alcune dritte la situazione diventa senz’altro più semplice. Vediamo cos’è un software di questo genere, come funziona e quali parametri sono considerati essenziali per un prodotto di qualità.

Un software per la gestione documentale non è altro che un programma in grado di elaborare e immagazzinare una serie di documenti e associarli tra loro in base ad una serie di dati ben precisi, secondo un sistema automatizzato. Si tratta di un’evoluzione naturale dell’archiviazione documentale, anche se a differenza di quest’ultima garantisce un grado di organizzazione notevolmente superiore. 

Tale sistema funziona a lettura ottica e consente l’estrazione da un documento di dati ben definiti, mediante un processo totalmente automatico. Dai codici prodotto ai nomi dei clienti, passando per gli estremi relativi alla fatturazione, ciascun elemento può essere tratto senza alcuna fatica, con la prospettiva di risparmiare un arco di tempo notevole sul lavoro complessivo. Il programma acquisisce ed elabora tutto il documento e lo viviseziona, associando ciascuna voce ad un determinato indice. Il sistema può così riconoscere ciascun dato e fare in modo che possa essere utilizzato all’occorrenza, con la prospettiva di migliorare il processo produttivo.

Quali sono le fasi essenziali della gestione documentale

Una corretta gestione documentale si suddivide in quattro fasi che devono essere rispettate e gestite a dovere, al fine di ottenere in cambio risultati finali più che soddisfacenti. Vediamo quali sono tali componenti e perché sono considerate così importanti.

• L’indicizzazione è un elemento essenziale, senza il quale il processo non potrebbe andare avanti. Ciascun documento viene identificato in maniera precisa grazie a varie informazioni, con la prospettiva di estrarre in tempo reale i dati richiesti e tramutarli in etichette elettroniche che facilitano il recupero del file digitale.
• L’integrazione consiste nella capacità di un software di diventare risorsa per un qualsiasi apparato produttivo, senza mai essere un peso aggiuntivo. Il programma deve essere integrato con ogni applicazione e consentire l’archiviazione e il recupero di determinati documenti.
• L’archiviazione ben congegnata permette di recuperare i dati richiesti nel giro di pochi secondi, con un notevole risparmio temporale e un incremento delle prestazioni.
• La sicurezza, infine, è un fattore fondamentale per portare avanti un lavoro di qualità. Bisogna fare in modo che i vari documenti siano visibili solo a chi è autorizzato a vederli, con il loro utilizzo che deve seguire un ordine preciso e metodico.

L’importanza di un software per la gestione documentale di alto livello

Tutti e quattro gli elementi citati giocano un ruolo fondamentale per la gestione documentale in tutte le sue forme e niente va lasciato in secondo piano. A tal proposito, bisogna sapersi affidare ad un software che sappia soddisfare ogni tipo di esigenza, contribuendo al miglioramento di un percorso lavorativo del genere. Il software per la gestione documentale di Datasis viene considerato senz’altro tra i migliori del proprio settore di competenza e indirizza l’utente verso le scelte giuste da intraprendere.

Un programma di questo tipo viene curato nei minimi dettagli grazie all’ausilio di uno staff operante nel settore da diversi anni e in grado di fornire tutte le soluzioni utili ad una determinata esigenza. La progettazione gestita in ogni suo piccolo particolare può condurre un’azienda a migliorare la propria produttività, con la prospettiva di incrementare a loro volta gli introiti complessivi. Datasis si è sempre posta tali obiettivi e continua a crescere, conscia della competenza massima del proprio team di professionisti.