Cosa valutare prima di effettuare l’acquisto della PEC?

Posta Elettronica Certificata (PEC), Cos’è e a cosa serve

La Posta Elettronica Certificata, o PEC, è il sistema che permette a chiunque la utilizzi di inviare messaggi di posta elettronica dal valore legale equivalente alla classica raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla normativa presente nel Decreto del Presidente della Repubblica firmato nel Febbraio 2005 (DPR 11 Febbraio 2005 n.68).

A differenza di quanto avviene con la classica email (chiamata anche posta elettronica ordinaria), la posta elettronica certificata presenta alcune caratteristiche tecniche e legali molto importanti che garantiscono il valore legale del messaggio stesso e quindi anche degli eventuali documenti allegati ad esso.

In Italia il servizio con cui si può usufruire della PEC viene erogato da alcuni gestori autorizzati e questi ultimi, nel momento in cui viene inviata o ricevuta una e-mail di posta certificata, rilasciano apposite ricevute che costituiscono la prova legale dell’avvenuta spedizione o dell’avvenuta ricezione o consegna. Nel caso in cui il mittente dovesse inavvertitamente perdere le suddette ricevute, c’è la possibilità di rivolgersi al gestore che è tenuto a mantenere per 30 mesi tutte le informazioni essenziali (log) della trasmissione, cioè il mittente, il destinatario, l’oggetto, l’ora esatta della spedizione o ricezione.

Il funzionamento della PEC è abbastanza semplice: proprio come avviene con una comune raccomandata, un qualsiasi messaggio di posta elettronica certificata viene racchiuso virtualmente in una busta di trasporto sulla quale viene applicata una firma elettronica la quale garantisce la provenienza e l’inalterabilità della mail stessa.

Una volta che il messaggio viene ricevuto dal destinatario, al mittente arriva una ricevuta di avvenuta consegna e in questo modo ha la totale certezza che la sua mail è arrivata senza alcun problema e senza modifiche al destinatario.

Come scegliere il miglior servizio PEC

Attivare un servizio di posta elettronica certificata presso un qualsiasi gestore richiede una spesa ed è per questo che risulta fondamentale valutare in modo attento tutte le possibili opzioni prima di scegliere quella più adatta alle proprie esigenze, specie se si cerca un servizio pensato per clienti business.

Per qualsiasi impresa, infatti, l’utilizzo della PEC è obbligatorio e si può fare affidamento su numerosi gestori che offrono ai propri clienti delle offerte vantaggiose e dei servizi pensati per soddisfare tutte le loro necessità.

Prima di decidere con quale servizio PEC sottoscrivere un abbonamento, dovrete necessariamente fare attenzione a queste caratteristiche:

  • Qualità dei servizi offerti: tutti i gestori autorizzati che erogano caselle di posta elettronica certificata devono attenersi agli standard imposti da AGID (Agenzia per l’Italia Digitale). In poche parole il servizio base è identico per tutti mentre ogni gestore può aggiungere nuovi servizi per completare l’offerta del proprio prodotto in maniera del tutto autonoma. Importante è sicuramente scegliere un servizio di posta elettronica certificata che dia anche la possibilità di conservare digitalmente i messaggi e le ricevute.
  • La conservazione digitale a norma dei messaggi e ricevute pec per imprese e professionisti, è caldamente consigliata, come confermano i due articoli del codice civile n°214 e 220, i quali impongono di “conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite”, ed inoltre “le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.”
    Proprio per questo motivo, la scelta di un servizio di PEC comprensivo di conservazione digitale è la scelta più completa.
    La posta elettronica certificata è inoltre uno dei canali ufficiali per l’invio e la ricezione di fatture elettroniche e ordini NSO. Poiché si tratta di documenti in formato XML non direttamente leggibili dagli utenti destinatari delle fatture, si suggerisce di dotarsi di servizi che consentano una corretta visualizzazione dei documenti ricevuti via PEC senza necessità di ricorrere a software esterni.
  • Costo dell’abbonamento: ovviamente anche la parte strettamente economica ricopre un ruolo fondamentale nella scelta del servizio PEC più adatto. Un abbonamento completo e dall’ottimo rapporto qualità/prezzo è sicuramente la miglior opzione in quanto la quantità di servizi di cui potrete usufruire giustificherà il costo dell’abbonamento. In più, per valutare ancora meglio il rapporto qualità/prezzo e per provare il servizio, consigliamo sempre di affidarsi a un provider che offra la possibilità di provare la casella di posta elettronica certificata gratis per 6 mesi, in modo da scegliere in maniera oggettiva dopo aver utilizzato il servizio.
  • Affidabilità e qualità dell’assistenza clienti: scegliere un gestore caratterizzato dall’ampia presenza nel settore e da uno staff altamente qualificato e pronto ad aiutare i propri clienti in qualsiasi momento. In questo modo è possibile ridurre al minimo il rischio di eventuali malfunzionamenti o blocchi del sistema.
    Se siete dei clienti business e avete un’impresa di piccola o medio-grande entità, dovrete fare molta attenzione anche alla capacità massima di archiviazione offerta e ai servizi elettronici specifici di cui potrete usufruire.