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Conservazione elettronica, obbligatoria per legge

La conservazione elettronica. L’ordinamento italiano in materia di conservazione dei documenti informatici riconosce in molte situazioni l’obbligo di conservare atti, fatti o dati considerati giuridicamente rilevanti.

Il processo di conservazione sostitutiva (approfondiemnti su savinosolution.com) è volto a preservare integrità, autenticità (articolo 44, comma 1-ter, D.Lgs 82/2005 modificato dal D.Lgs 217/2017) e il contenuto di documenti rilevanti nel tempo attraverso soluzioni informatiche. La conservazione sarà a carico di chi ha redatto il documento o di un organo competente.

Un obbligo civile e fiscale

Tale obbligo è sancito dall’articolo 2220 del Codice Civile che prevede la conservazione digitale di documenti contabili, fiscali e del lavoro per dieci anni. La conservazione riguarda le scritture contabili, fatture e corrispondenza ricevuta nonché fotocopia di fatture e corrispondenza spedita. In ambito digitale o elettronico la conservazione dei documenti viene ripresa dalla legge Tremonti che inserisce un terzo comma all’articolo in questione, consentendo l’uso di supporti di immagini.

Laddove non prevista inoltre, la conservazione può essere svolta anche a scopo probatorio, per tutto quello che riguarda le disposizioni in materia di accertamento delle imposte sui redditi. L’ Obbligo Fiscale di conservazione dei documenti è sancito dal D.P.R. n. 633 del 1972 in materia di istituzione e disciplina dell’IVA. Gli articoli 39 e 22 prevedono rispettivamente la conservazione dei registri, documenti fiscali, scritture contabili e relativa documentazione per un arco temporale di cinque anni e che qualora ci siano controversie legali, i documenti siano conservati fino all’esaurimento delle stesse.

Il CAD impone inoltre la conservazione di libri e scritture contabili su supporti informatici attraverso la creazione di documenti digitali. Per quanto riguarda L.U.L. (Libro Unico del Lavoro) unitamente a tutti i documenti amministrativi del lavoro, quando emessi in modalità informatica devono essere validati da firma digitale crittografata secondo le disposizioni del CAD. Ciò viene ribadito dal Ministero del Lavoro agli articoli 1 e 6 del decreto attuativo del 2008.

Gli strumenti di conservazione

Tale discorso porta l’attenzione sugli strumenti necessari per una conservazione sicura e incorruttibile di tali documenti. Le soluzioni di sicurezza informatica che riguardano i documenti devono preservare caratteri di integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità; ci fornisce maggiori chiarimenti il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) che esplica le norme di legge all’articolo 44, ciò è valido sia per i documenti informatici che per i fascicoli di documenti informatici, cioè l’aggregazione di più documenti informatici.

I principi di conservazione informatica

Diversamente da quanto accade per i documenti cartacei, il documento informatico richiede una preservazione del contenuto piuttosto che della forma. Le soluzioni informatiche scelte infatti devono assicurare nel tempo il valore giuridico del documento che riguarda le caratteristiche sopracitate. Il processo si basa su due concetti:

  • Bit preservation. La capacità di conservare i bit di un documento (la più piccola parte di un documento informatico) nella loro forma originaria
  • Logical preservation. La capacità del documento di essere consultato e usato anche in futuro. È questo l’obiettivo principale della conservazione elettronica.

Va precisato che sono documenti informatici anche flussi di informazioni ritenute giuridicamente rilevanti, resi opportunamente statici e immodificabili. Perciò anche questo tipo di documenti è sottoposto a conservazione elettronica. Il processo in questione riguarda anche la natura sostitutiva dei documenti in quanto si riferisce anche a informazioni originariamente su supporti cartacei trasferite poi in digitale.

Il Codice dell’Amministrazione Digitale ritiene soddisfatti gli obblighi di conservazione dei documenti solo se le relative procedure sono tali da garantirne la conformità agli originali e alle linee guida dettate dall’articolo 43 del D.Lgs 82/2005 e modificato dal D.Lgs 217/2017.

Le regole tecniche

Le Regole Tecniche, emanate in riferimento all’articolo 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale definiscono ruoli e responsabilità definendo la figura del produttore di documenti, dell’utente e del responsabile di conservazione.

Il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17/06/2014 ha semplificato le norme relative agli obblighi di riproduzione su qualsiasi supporto digitale dei documenti in linea con quanto già sancito dall’articolo 21 comma 5 del CAD.

Organizzazione e accreditamento dei soggetti

Ogni sistema di conservazione deve avere al vertice un Responsabile della conservazione che deve scegliere preliminarmente se servirsi delle proprie strutture organizzative o scegliere delle strutture o soggetti privati o pubblici esterni per la conservazione (articolo 5 Regole Tecniche).

Si può svolgere l’attività di conservatori di documenti digitali previa domanda di accreditamento presso l’AgID. Più generalmente i requisiti per l’accreditamento sono contenuti nella Circolare AgID n. 65/2014. In merito ai conservatori, con il D.Lgs. 217/2017, il Codice dell’Amministrazione Digitale ha messo mano agli articoli relativi alla conservazione modificando nuovamente le procedure di accreditamento.

Il D.Lgs. 179/2016 aveva già modificato quanto poi ripreso nel 2017, ponendo maggiore attenzione sulla validazione di conformità che doveva essere rilasciata da un organismo di valutazione accreditato; senza che però tali conformità venissero chiaramente delineate non esistendo nessun organismo in grado di rilasciarle.

Al fine di riorganizzare una situazione ormai di incertezza AgID unitamente ad Accredia redigono una lista con la quale condurre la valutazione di conformità degli organismi già esercenti oltre che regole comuni per definire le norme di accreditamento degli stessi. Partendo da questo elenco si è fatta maggiore chiarezza su quali siano i requisiti dei sistemi di conservazione dei documenti digitali più accreditati.

Codice dell’amministrazione digitale

L’articolo 44 bis del Codice dell’Amministrazione Digitale viene però abrogato. La procedura di accreditamento che riguardava la possibilità di richiedere l’accreditamento presso l’AgID allo scopo di farsi riconoscere caratteri di qualità e sicurezza è stato abrogato.

A partire dal 27 gennaio 2018 ogni riferimento all’argomento è da indirizzare all’articolo 29 del CAD, anch’esso materia di modifiche da parte del Legislatore, il quale vi fa ora confluire le disposizioni in materia di accreditamento dei soggetti conservatori di documenti informatici. Ciò detto, le prescrizioni dell’articolo 44 bis rimangono attive e ciò significa che non è più richiesta la relazione di conformità alla lista di riscontro in fase di domanda di accreditamento.

Ciò però non solleva gli organismi di accreditamento dal raggiungere le conformità previste da questa lista in quanto, l’accreditamento presuppone il rispetto delle Regole Tecniche sopracitate e la lista di riscontro ne è una sintesi, essa infatti richiama gli standard di conservazione.

Per questo è bene predisporsi congiuntamente alla domanda di accreditamento per conservazione di documenti informatici, alla soddisfazione dei requisiti contenuti nella lista di riscontro AgID.