Come scegliere un gestionale per Hotel

Un software gestionale per hotel rappresenta un mezzo potente per l’albergatore e per il suo intero staff. Attraverso questo strumento è possibile godere di una buona gestione e allo stesso tempo risulta essere economico e conveniente. Bisogna porre attenzione su come lo si utilizza, se usato male si potrebbe andare incontro ad una grossa perdita di clienti e quindi fatturato.

Le caratteristiche che rendono un software gestionale utile sono:

  • La sua semplicità di utilizzo
  • La presenza di funzioni, tali da velocizzare il lavoro
  • La comprensione da parte dello staff in modo soddisfacente, il software gestionale ha l’obiettivo di aiutare il team a svolgere le azioni quotidiane a pieno

Il personale di un hotel durante l’anno tende a cambiare, sia in bassa che in alta stagione. Il software gestionale anche se si è al completo con il team risulta essere un’ottima soluzione, fornendo un valido aiuto ai receptionist.

Abbiamo chiesto un parere agli esperti di Myvirgil.it, il gestionale Made in Salento, pensato per dare un contributo ai proprietari di hotel, strutture ricettive e tour operator.

Quali sono le funzioni di un Software Gestionale per Hotel

Tra le migliori competenze di un software gestionale ci sono:

  • La gestione delle tariffe, restrizioni e prezzi
  • Reportistica fiscale
  • Condizioni di prenotazione
  • Reportistica della statistica
  • ISTAT e schede alloggiati
  • Calendario delle prenotazioni
  • Sistema di fatturazione
  • Gestione Check-out e Check-in
  • Listini

Queste quindi rappresentano le funzionalità principali da sfruttare. Una struttura ricettiva necessita anche di un Channel Manager e dovrebbe essere unito ad un Booking Engine, da installare sul proprio sito web. In questo modo si incentiva la disintermediazione dalle OTA e l’aumento delle prenotazioni dirette.

Una volta avvenuta l’unione di questi componenti è possibile iniziare ad usare il software gestionale in modo completo, che servirà quindi per non commettere errori e per rendere più facile e semplice il lavoro.

Strumenti di Marketing

Per poter raggiungere il massimo risultato e per effettuare una gestione ottimale, è necessario attrezzarsi degli strumenti adatti. Il settore turistico è un mondo in continua evoluzione e in continuo mutamento.

L’obiettivo che si stabilisce ogni albergatore ovviamente è quello di poter avere il maggior numero di camere occupate, ma per raggiungere ciò ha bisogno di tutto il necessario per riuscirci.

In questo modo può giungere al suo scopo in totale facilità, grazie ad una presenza online che risulta essere sempre più assidua e che gli consente una maggiore prenotazione in modo diretto. Gli strumenti di marketing in passato erano visti come opzionali e non di utilizzo primario, oggi invece sono diventati indispensabili.

I bilanci attraverso di essi riescono a far ottenere all’albergatore il massimo risultato ed un profitto non indifferente. Per gestire il tutto si avverte il bisogno quindi di avere un unico strumento, che sia in grado di poter effettuare varie operazioni come ad esempio:

  • Inviare dei preventivi
  • Controllare i documenti
  • Planning delle prenotazioni future e passate
  • Note
  • Gruppi e tag di appartenenza
  • Inviare campagne email
  • Occuparsi dei dettagli del cliente

Il software gestionale deve essere obbligatoriamente collegato agli altri strumenti, soltanto in questo modo si ottengono i risultati sperati. Se questo non viene effettuato si rischia di avere una grande limitazione, per quanto riguarda la parte economica.

Questo sistema è riconosciuto anche con il nome PMS che sta per Property Management System, utile, appunto per la gestione della struttura ricettiva. È inevitabile non collegare tutti gli strumenti per consentire all’hotel di crescere a livello economico e a livello di gestione.

Differenza tra software gestionale cloud e non cloud

Il software gestionale cloud funziona grazie ad una connessione internet, mentre la modalità non cloud viene installata su un server o pc che risulta essere dell’albergatore. In questo secondo caso quindi quest’ultimo ha la responsabilità di tenere aggiornata e sicura la macchina server.

Generalmente risulta essere più conveniente la prima modalità ovvero il cloud. Proprio perché si ha la possibilità di evitare dei rischi e dei fastidi come:

  • Il non dover gestire la parte dedicata alla manutenzione
  • La velocità degli aggiornamenti e del loro grado di ricezione
  • Il backup automatico dei dati
  • Il rischio di guasto del server
  • Il rischio della perdita dei dati
  • I costi risultano essere ridotti per via delle spese da non dover supportare
  • Il vantaggio di poter accedere a varie informazioni anche da punti diversi

Prima di scegliere un gestionale per Hotel o strutture ricettive in genere, studiate bene ogni funzionalità e soprattutto il grado di assistenza.