Come diventare un addetto stampa e gestire un ufficio stampa

Quali sono le mansioni di un addetto stampa e come si accede a questa professione? Lavorare come addetto a un ufficio stampa significa gestire le relazioni pubbliche di un ente, un’azienda o una singola persona, tramite la gestione dei flussi informazioni nell’ampio mondo dei media, sia nell’ambito degli strumenti tradizionali (tv, radio, testate giornalistiche) che in quelle del web. Essere un addetto stampa significa svolgere una professione dinamica e decisamente stimolante. Vediamo in primis le sue funzioni, per poi approfondire la conoscenza degli strumenti per creare un ufficio stampa.

Le mansioni dell’addetto stampa

Le mansioni di un addetto stampa sono strettamente collegate al mondo della comunicazione. I suoi compiti principali sono infatti quelli di progettare e redigere i comunicati stampa per i giornalisti e gli utenti a cui l’azienda e l’ente desidera comunicare. L’addetto all’ufficio stampa si assicura che queste contengano le informazioni necessarie affinché i giornalisti possano dare quella determinata notizia osservando rigorosamente i dati forniti (lo strumento principale che usa è infatti soprattutto il comunicato stampa, che viene da loro redatto e trasmesso ai professionisti del settore). Un ufficio stampa si preoccupa anche di garantire le informazioni ai giornalisti, in modo da facilitarli nel loro lavoro, ma anche di diffondere le informazioni tramite la media list; di gestire e coordinare tutti i contenuti da diffondere tramite internet e organizzare le necessarie interviste, preoccupandosi anche di partecipare in modo attivo alle conferenze correlate al settore in cui opera (ad esempio trasmissioni televisive e radiofoniche).

Requisiti e formazione: come si diventa addetto stampa?

Per lavorare come addetto stampa non occorre seguire un percorso specifico, ma esistono alcuni requisiti che possono agevolare la carriera di chi li possiede. Le persone in possesso di una laurea in materie umanistiche sono sicuramente privilegiate, la formazione che si “richiede” infatti a un addetto stampa è soprattutto il possesso di una laurea in scienze della comunicazione, in giornalismo o in lettere. Ma anche un percorso universitario di economica, giurisprudenza e medicina possono fare la differenza. Per accedere con più facilità a questa professione è comunque possibile frequentare corsi formativi finalizzati all’apprendimento delle tecniche per lavorare in ufficio stampa, oltre che master, stage e tirocini, da svolgere preferibilmente presso una casa editrice o un’agenzia di stampa e comunicazione. Certamente anche la conoscenza della lingua inglese può fare la differenza, soprattutto se l’addetto all’ufficio stampa desidera lavorare con aziende ed enti operanti a livello internazionale. Da quanto detto si può evincere l’importanza di un ufficio stampa per la comunicazione aziendale o istituzionale, ma è anche bene conoscere quali sono gli strumenti fondamentali che permettono di creare un ufficio stampa.

Gli strumenti di comunicazione per fare ufficio stampa

Il primo importante strumento per fare un ufficio stampa è il comunicato stampa, che consente di comunicare in via ufficiale un particolare evento o contenuto. Solitamente questo strumento viene usato da aziende, enti pubblici ed istituzioni; in genere è il giornalista o l’agenzia di stampa che si occupa di “trasformare” quel determinato comunicato in notizia, in modo da comunicarlo su internet e/o sugli organi di stampa tradizionali. Dopo aver effettuato l’invio di un comunicato stampa, un evento o una conferenza stampa, in genere si dà luogo a una rassegna stampa. Si tratta di un insieme di articoli che parlano dell’organizzazione per la quale lavora l’addetto stampa. In alcuni casi si parla invece di “conferenza stampa”: si tratta di un particolare tipo di conferenza organizzata al fine di annunciare eventi e decisioni importanti, lanciare un nuovo prodotto o presentare al pubblico i risultati di un certo obiettivo (ad esempio un bilancio). Uno degli strumenti più importanti per fare ufficio stampa, è infine la c.d cartella stampa. Questa consiste nella raccolta di un quadro completo delle informazioni che l’ufficio stampa desidera comunicare ai giornalisti, tramite materiale che consente di presentare un certo prodotto o servizio (all’interno di una cartella stampa si trova infatti in genere un comunicato stampa, il profilo aziendale e i contatti dell’azienda stessa insieme a quelli dell’ufficio stampa). Esiste peraltro un particolare strumento, chiamato “silenzio stampa” che viene usato quando si vuole attuare una vera e propria strategia di comunicazione, ovvero quando non si è sicuri di quale posizione prendere in ordine a un certo fatto o evento verificatosi. In questa ipotesi il compito dell’ufficio stampa è soprattutto quello di assicurarsi che il silenzio stampa venga concretamente rispettato dall’organizzazione.